Kleinunternehmer sind unecht umsatzsteuerbefreit.
Sie müssen von den Einnahmen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen (-> keine Umsatzsteuer in Ausgangsrechnungen)
Andererseits dürfen sie von den Ausgaben keine Vorsteuer abziehen (-> kein Vorsteuerabzug von Eingangsrechnungen)

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die Wohnsitz oder Sitz in Österreich haben und die Umsatzgrenze von € 30.000,– jährlich nicht überschreiten.
Es kommt auf den Gesamtumsatz eines Jahres an. Wenn Sie verschiedene unternehmerische Tätigkeiten ausüben (z.B. Gewerbebetrieb, Vermietung und Land- und Forstwirtschaft) sind die Umsätze zusammenzurechnen. Der Jahresumsatz eines pauschalierten Land- und Forstbetriebes wird dabei mit dem 1,5-fachen des Einheitswertes angenommen.
Nicht in diese Grenze einbezogen werden Umsätze aus Hilfsgeschäften (Verkauf von Anlagegütern) und Geschäftsveräußerungen. In der Regel ist von den Zahlungseingängen auszugehen.
Für die Berechnung der Grenze ist die Umsatzsteuer herauszurechnen, auch wenn der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen muss.
Beispiel:
Der Unternehmer erzielt im Jahr 2010 Gesamteinnahmen von € 34.400,–, die aus zwei Bereichen stammen:
Einnahmen als selbständiger Graphiker:     € 30.000,–
Einnahmen aus der Vermietung einer Wohnung:     € 4.400,–
Fortsetzung Beispiel:
Unter Außerachtlassung der Kleinunternehmerregelung wären die betrieblichen Umsätze dem Steuersatz von 20%, die Umsätze aus der Vermietung dem Steuersatz von 10% zu unterwerfen.
Der für die Kleinunternehmergrenze maßgebende Nettoumsatz errechnet sich wie folgt:
Betriebliche Umsätze     € 30.000,–/1,2 =     € 25.000,–
Vermietung    € 4.400,–/1,1 =    € 4.000,–
Nettoumsatz          € 29.000,–

Der Unternehmer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Einmal in fünf Jahren darf die Grenze um max. 15% überschritten werden.
Option zur Umsatzsteuerpflicht
Wer meint, dass die Umsatzsteuerbefreiung nachteilig ist (z.B. wegen hoher Vorsteuern in der Gründerphase; Kunden sind hauptsächlich vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer) kann auf sie verzichten (Optionserklärung).
Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt schriftlich zu erklären (Formular U12, auf der Homepage des BMF abrufbar).
Sie können die Optionserklärungspätestens bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuer-bescheides abgeben. Danach sind Sie mindestens für das Jahr, für das Sie die Erklärung abgegeben haben und für weitere 4 Jahre gebunden. Erst nach Ablauf dieser Bindungsfrist können Sie die Optionserklärung widerrufen. Der Widerruf hat bis zum Monatsletzten des ersten Kalendermonates jenes Kalenderjahres zu erfolgen, ab dem er gelten soll.

Beispiel:
Der Kleinunternehmer K gibt für das Jahr 2007 eine Optionserklärung ab.
Bis inkl. 2011 muss K Umsatzsteuer abführen. Er kann die Optionserklärung frühestens ab dem Kalenderjahr 2012 widerrufen (Widerrufsfrist bis 31.01.2012). Erfolgt kein Widerruf, bleibt die Umsatzsteuerpflicht aufrecht. Somit besteht nach Ablauf der Bindungsfrist nur 1 Monat Zeit, um die Wiederrufserklärung abzugeben!
Vorsteuerberichtigung
Wechseln Sie von der Umsatzsteuerbefreiung zur Umsatzsteuerpflicht,dürfen Sie eine positive Vorsteuerkorrektur durchführen. Das bedeutet: Für Umlaufvermögen dürfen Sie die gesamte Vorsteuer nachträglich geltend machen. Für Anlagegüter ist eine (anteilige) nachträgliche Geltendmachung möglich, wenn die Anschaffung (Herstellung) innerhalb des Berichtigungszeitraumes liegt. Der Berichtigungszeitraum beträgt bei beweglichen Anlagegütern fünf Jahre, bei unbeweglichen zwanzig Jahre. Für unbewegliche Wirtschaftsgüter, die am 31.3.2012 bereits als Anlagegüter genutzt worden sind, beträgt der Berichtigungszeitraum zehn Jahre. Für jedes Jahr, das auf den vollen Berichtigungszeitraum fehlt, darf ein Fünftel, ein Zehntel bzw. ein Zwanzigstel der Vorsteuer nachträglich geltend gemacht werden.

Beispiel:
Ein Kleinunternehmer kauft 2009 eine Maschine um € 20.000,- plus € 4.000,- USt. Ab 2012 Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht.
2012 dürfen nachträgliche Vorsteuern von € 1.600,- (das sind zwei Fünftel von € 4.000-,) geltend gemacht werden.
Wechseln Sie von Umsatzsteuerpflicht zur Umsatzsteuerbefreiung, müssen Sie die entsprechenden Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzahlen.
Diese Vorsteuerberichtigung ist nicht durchzuführen, wenn der Vorsteuerbetrag der Anschaffung € 220,– nicht überschreitet.

Kleinunternehmer im Binnenmarkt
Entscheiden Sie sich als Kleinunternehmer für die Umsatzsteuerfreiheit, gibt es beim Waren- und Dienstleitungsverkehr im Binnenmarkt einige Besonderheiten:
„Exportieren“ Sie Waren in den EU-Raum tätigen Sie keine innergemeinschaftlichen Lieferungen, weil die persönliche Steuerbefreiung als Kleinunternehmer der Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung vorgeht.
„Importieren“ Sie Waren aus dem EU-Raum und überschreiten dabei nicht die Erwerbsschwelle („Importe“ im vorangegangenen bzw. laufenden Kalenderjahr bis max. € 11.000,-), realisieren Sie keinen innergemeinschaftlichen Erwerb. Sie werden im EU-Ausland wie ein Privater behandelt. Der Lieferant verrechnet Ihnen die jeweilige ausländische Umsatzsteuer.
Sie können mittels formlosen Antrages auf die Erwerbsschwelle verzichten. Der Verzicht bindet Sie zwei Kalenderjahre. Außerdem benötigen Sie eine UID-Nummer (Formular U 15 – siehe dazu weiter unten). In diesem Fall erhalten Sie die Waren zwar ohne ausländische Umsatzsteuer, in Österreich kommt es jedoch zu einem innergemeinschaftlichen Erwerb. Die zu entrichtende Erwerbssteuer können Sie nicht als Vorsteuer geltend machen. Sie wird zum echten Kostenfaktor, weil Sie keinen Vorsteuerabzug haben.
Seit 2. August 2011 gilt auch die Verwendung der UID als Verzicht auf die Erwerbsschwelle.

Tipp:
Ein Verzicht auf die Erwerbsschwelle ist nur dann sinnvoll, wenn Sie hauptsächlich Waren aus EU-Ländern „importieren“, in denen die Umsatzsteuer höher ist als in Österreich.
Informationen zum Export und Import von Dienstleistungen finden Sie im Infoblatt „Umsatzsteuer von Diensteistungen für ausländische Unternehmer – B2B Leistungen“.

Kleinunternehmerregelung und UID-Nummer
Wählen Sie die Umsatzsteuerfreiheit, teilt Ihnen das Finanzamt eine UID-Nummer nur auf Antrag zu.
Das Antragsformular U 15 können Sie auf der Homepage des BMF abrufen.
Auf dem Formular müssen Sie glaubhaft machen, warum Sie eine UID-Nummer brauchen. Gründe dafür können sein, dass Sie die Erwerbsschwelle überschritten oder auf die Anwendung der Erwerbsschwelle verzichtet haben oder weil Sie Dienstleistungen von EU-Unternehmen beziehen, deren Leistungsort in Österreich liegt (näheres dazu finden Sie im Infoblatt B2B-Leistungen).
Hinweis:
Optieren Sie zur Umsatzsteuerpflicht, bekommen Sie die UID-Nummer vom Finanzamt automatisch.

Vorschriften zur Rechnungsausstellung
Wichtig:
Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerfreiheit, dürfen Sie in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun Sie dies, obwohl sie keine Optionserklärung abgeben, schulden Sie die Umsatzsteuer Kraft Rechnung und haben trotzdem keinen Vorsteuerabzug.
Im Gegensatz zu anderen Unternehmern müssen Sie auf Ihren Rechnungen die UID-Nummer nicht anführen. Sie müssen jedoch einen Hinweis auf die Steuerfreiheit geben. Denkbar wäre der Zusatz: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“.

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Jahreserklärung
Nehmen Sie die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch, müssen Sie die UVA weder ausfüllen noch abgeben. Zur Abgabe einer Jahreserklärung sind Sie nur verpflichtet, wenn ihr Jahresumsatz (exkl. Hilfsgeschäfte und Geschäftsveräußerungen) den Betrag von € 30.000,– (bis Ende 2010 € 7.500,– ) übersteigt. In der Jahreserklärung müssen Sie die Umsätze bei den Kennziffern 000 und 016 anführen.
Wenn Sie zur Steuerpflicht optiert haben, gelten die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Nähere Informationen finden Sie in unseren Infoblättern „Die Umsatzsteuervoranmeldung“ und „Die Umsatzsteuerjahreserklärung“.

Tücken der Kleinunternehmerregelung
Die größte Schwierigkeit besteht darin, dass Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit nicht mit Sicherheit sagen können, ob Sie die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschreiten werden. Trotzdem müssen Sie sofort entscheiden, ob Sie in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen.

Beispiel:
Der Unternehmer K glaubt, dass er im ersten Jahr seiner Tätigkeit weit unter der Grenze bleiben wird. Da seine Kunden Private sind, möchte er keine Umsatzsteuer abführen und weist sie folgerichtig in seinen Rechnungen auch nicht aus. Aufgrund eines unerwartet guten Geschäftsganges liegt sein Umsatz schon im September über der Toleranzgrenze.
Damit werden rückwirkend alle Umsätze des Eröffnungsjahres steuerpflichtig. Ob er den Privatkunden die Umsatzsteuer nach verrechnen kann, hängt von der zivilrechtlichen Vereinbarung ab.
Ein weiteres Problem liegt in der langen Bindungsfrist der Optionserklärung (5 Jahre).
Um mögliche Probleme im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung zu vermeiden, ist es wichtig, die zukünftige Geschäftsentwicklung möglichst genau einzuschätzen.

Tipp!
Sind Ihre Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer, sollten Sie zur Umsatzsteuerpflicht optieren. Für Ihren Kunden ist dies günstig: die Umsatzsteuer ist für ihn kein Kostenfaktor. Würden Sie die Umsatzsteuerbefreiung wählen, müssten Sie die nichtabzugsfähige Vorsteuer in Ihrer Preiskalkulation berücksichtigen. Ihr Kunde müsste somit einen höheren Preis bezahlen. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass das Risiko wegfällt, die Kleinunternehmergrenze zu überschreiten. Zusätzlich können Sie noch den Vorsteuerabzug geltend machen.
Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerfreiheit, müssen Sie streng darauf achten, dass Sie die Grenze nicht überschreiten. Ein Ausweg kann die Verlagerung von Zahlungs-eingängen in das Folgejahr sein.
Vorsteuerabzug bei Umsatzsteuerausweis ohne Optionserklärung
Immer wieder taucht die Frage auf, ob Kunden von Kleinunternehmern die in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgibt und die Umsatzsteuer nicht abführt.
Nach der Verwaltungspraxis ist dies nur dann möglich, wenn die Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben enthält (einschließlich UID-Nr.) und es für den Kunden nicht offensichtlich ist, dass der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer bewusst nicht an das Finanzamt abgeführt hat. Um Diskussionen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden, kann es unter Umständen sinnvoll sein, wenn sich der Kunde Steuernummer und Optionserklärung des Kleinunternehmers vorlegen lässt.

Abrechnung mit Gutschrift
Stellt der Kunde für die Leistung des Kleinunternehmers eine Gutschrift aus, hat er keinen Vorsteuerabzug, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgegeben hat.

 

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