Ab 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zur Manipulationssicherheit versehen sein und Belege mit elektronischer Signatur erstellen. Der aktive Manipulationsschutz ist am Beleg als QR-Code erkennbar. Der QR-Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Damit werden die Barumsätze chronologisch miteinander verkettet.

Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen, müssen ab einem Nettojahresumsatz von EUR 15.000,- je Betrieb, sofern die Barumsätze (inkl. Bankomatkartenzahlungen, Kreditkartenumsätzen, Gutscheineinlösungen) EUR 7.500 netto je Betrieb im Jahr überschreiten, seit 01.05.2016 eine elektronische Registrierkasse verwenden. Erleichterungen bestehen nur für bestimmte Betriebe.

Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse:

– Eventuelle Anschaffung bzw. Umrüstung der Registrierkasse, um das erforderliche Sicherheitssystem zu gewährleisten (grundsätzlich bereits seit 01.05.2016 verpflichtend)

– Erwerb eines eigenen Zertifikats  für Registrierkassen samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit (oder von mehreren Zertifikaten, falls mehrere Registrierkassen im Einsatz sind)

– Die Signaturerstellungseinheiten können bei Vertrauensdienstanbieter erworben werden (in Form eines MicroChips). Mit dem Registrierkassenhersteller ist abzuklären, welcher Anbieter dafür am besten geeignet ist (A-Trust GmbH, Global Trust GmbH oder PrimeSign GmbH).

– Initialisierung der Registrierkasse (= Ausstattung der Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung) erfolgt grundsätzlich über ein Softwareupdate. Dabei werden bei der Initialisierung die gespeicherten Aufzeichnungen in der Registrierkasse gelöscht. Daher ist darauf zu achten, dass diese Daten vorher gesichert werden (Sicherung und Aufbewahrung des Datenerfassungsprotokolls).

Erstellung des Startbelegs
Durch eine spezielle Programmfunktion ist ein Startbeleg zu erstellen. Dieser ist unmittelbar nach der Initialisierung zu veranlassen. Danach arbeitet die Registrierkasse im manipulationssicheren Modus mit Datenerfassungsprotokoll.

Registrierung der Registrierkasse
Hierbei wird die Sicherheitseinrichtung in die Registrierkassen-Datenbank der Finanzverwaltung eingetragen. Dies erfolgt über FinanzOnline. Finanz Online stellt für die Registrierung Eingabemasken (Dialogverfahren) und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Folgende Informationen sind für die Anmeldung mittels FinanzOnline notwendig:
– Art der Signatur- und Siegelerstellungseinheit
– Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats der Signaturkarte
– Name des Vertrauensdienstanbieters
– Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse
– AES Schlüssel der Registrierkasse

Belegprüfung mittels BMF Belegcheck-App
Mit Hilfe der BMF-Belegcheck App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß erfolgt ist. Dabei wird auf ein Smartphone oder auf einem Tablet das Ergebnis der Prüfung angezeigt.

23. Jänner 2017, www.bdo.at